Главная
Новости
Статьи
Ремонт
Каркасный дом
Несущие конструкции
Металлические конструкции
Прочность дорог
Дорожные материалы
Стальные конструкции
Грунтовые основания
Опорные сооружения




04.12.2021


04.12.2021


03.12.2021


03.12.2021


01.12.2021


01.12.2021


01.12.2021





Яндекс.Метрика

Документ

18.10.2021

Документ (нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

В соответствии с российским законодательством документ определяется как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

История и виды

В узком смысле документ лат. documentum — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов

  • По назначению:
    • организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
    • распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
    • информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
    • учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.). Учетный первичный документ необходимо оформлять на каждую совершенную организацией деловую операцию (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
    • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
    • иные.
  • По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);
  • По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);
  • По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;
  • По способу представления — электронный, на бумажных носителях;
  • По месту издания — внутренние, внешние;
  • По направлению отправки — входящие, исходящие;
  • По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
  • По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;
  • По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве;
    • ориентация документов в одном направлении (сверху вниз, снизу вверх);
    • двусторонние документы;
  • Социальная — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности.
  • Культурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
  • Управленческая — документ как способ управления деятельностью;
  • Правовая — документ выступает в качестве способа закрепления и (или) изменения правовых норм и правоотношений;
  • Историческая — документ является историческим источником с момента создания.

Имя:*
E-Mail:
Комментарий: